Адаптация персонала: виды, методы и этапы (2025)

Что такое адаптация персонала и для чего она нужна

Выход на новую работу – всегда стресс для сотрудника. Это не зависит от опыта, навыков и квалификации. Новичок чувствует себя не в своей тарелке, боится, что не впишется в сложившийся коллектив. Он еще не знает, как организован рабочий процесс, где находится тот или иной отдел. На поиск любой информации приходится тратить много времени. Рабочие задачи новые – на каждом шагу одолевает страх сделать что-то не так, нарушить негласное правило, вызвать смех или нарекания коллег. В интересах компании и самого сотрудника – сократить этот период до минимума. Снизить градус стресса и как можно быстрее включиться в активную работу новичку помогает адаптация персонала.

В биологии термин «адаптация» означает приспособление организма к изменяющимся условиям внешней или внутренней среды, что увеличивает его выживаемость.

Адаптация персонала – это привыкание к новым условиям труда, постепенное включение новых сотрудников в рабочий процесс. Это и получение необходимых для работы профессиональных навыков, и усвоение социальных норм, действующих в коллективе.

Адаптация персонала: преимущества для сотрудника

Адаптация помогает сотруднику:

• Снизить тревожность и стресс.
• Комфортно, а главное продуктивно провести первые недели и месяцы на новом месте.
• Быстро приобрести нужные навыки.
• Познакомиться с кругом своих обязанностей и понять, чего от него ждут.
• Влиться в коллектив.
• Оценить, насколько атмосфера и ценности компании ему подходят, принимает или не принимает он правила игры, готов ли остаться в компании.
• Повысить шансы на успешное прохождение испытательного срока.

Как составить план адаптации новичка

План адаптации – это документ, в котором пошагово перечислены мероприятия, которые гарантируют быстрое и комфортное приспособление сотрудника к новым условиям. Сохраните образец из Системы Продажи.

Пример плана адаптации

Адаптация персонала в организации: преимущества для компании

Компании система адаптации персонала нужна, чтобы:

• Ввести нового сотрудника в курс дела.
• Познакомить новичка с остальным коллективом, вовлечь его в совместную работу.
• Сформировать комфортный климат, помочь новому сотруднику почувствовать себя свободно и уверенно.
• Повысить мотивациюи лояльность.
• Минимизировать временные и финансовые затраты на вхождение в должность, получение необходимых навыков (ведь новичок пока не приносит прибыли, а затраты на него велики).
• Уменьшить текучку кадров среди новых сотрудников, а значит снизить расходы на поиск персонала.
• Сократить случаи травматизма (если должность предполагает работу с соблюдением техники безопасности).
• Выявить потенциал работника, его сильные и слабые стороны, определить, в каких задачах он будет наиболее эффективен.
• Проверить, соответствует ли работник заявленным требованиям, будет ли он справляться со своими должностными обязанностями.
• Сформировать образ надежного работодателя, заинтересованного в каждом сотруднике.

Адаптация– взаимовыгодный процесс. Она ускоряет переход работника к выполнению его прямых служебных обязанностей и сокращает расходы работодателя.

За адаптацию персонала в организации отвечают сотрудники HR-отдела (менеджер по работе с персоналом, менеджер по адаптации персонала), учебный центр, непосредственный начальник (руководитель структурного подразделения, куда устроился новичок).

Адаптация – это одна из главных составляющих управления персоналом. По тому, как организован процесс адаптации, как быстро проходит интеграция новых сотрудников в коллектив, можно судить об эффективности работы кадрового менеджмента организации.

Этапы адаптации персонала

Процесс адаптации обычно включает четыре этапа:

1. Начальный (подготовительный). Непосредственный руководитель представляет нового сотрудника коллективу, знакомит его с куратором, показывает офис. Сотруднику выдают программу адаптации с расписанными мероприятиями и сроками. Проводят welcome-тренинг – первоначальное ознакомление с общими сведениями о компании, с ее историей и миссией, основными направлениями деятельности, продуктами и услугами, корпоративной культурой, порядками, традициями.

Новичок узнает:

• Какую продукцию производит компания или какие услуги она оказывает (и как их правильно продавать), кто ее клиенты и конкуренты.
• Стандарты обслуживания, правила дресс-кода и правила поведения на рабочем месте.
• Основные каналы коммуникации с другими сотрудниками и отделами (к кому и по каким вопросам обращаться).
• Во сколько начинается и заканчивается рабочий день и что будет за опоздание, по какому графику он будет работать, во сколько обеденный перерыв.

На данном этапе необходимо решить организационные вопросы:

• Помочь сотруднику освоиться на рабочем месте.
• Объяснить, где находятся служебные помещения и парковка, где можно оставить верхнюю одежду и личные вещи, где хранятся документы, где можно выпить кофе, взять что-то из канцелярии.
• Оформить на сотрудника все необходимые документы (трудовой договор, пропуск, анкету для изготовления зарплатной банковской карты);
• Выдать корпоративную сим-карту, сотовый телефон, планшет.
• Зарегистрировать нового пользователя в системе, дать пароли для входа в программы.
• Объяснить, к кому обращаться по тем или иным вопросам, неполадкам (с компьютером, средствами связи).
• Выдать схему отделов, список контактов сотрудников.

Подготовительный этап занимает первые несколько дней после выхода сотрудника на новую работу.

2. Обучение (теоретический этап, введение в должность). Сотрудник учится всему, что потребуется для выполнения его непосредственных обязанностей. Для получения полезных навыков он посещает занятия и практикумы, наблюдает за работой опытных коллег, старается освоить все нюансы. Обучение занимает первый месяц работы на новом месте.
3. Применение знаний на практике. Новичок пробует выполнять свои трудовые обязанности (сначала под присмотром наставника, затем – самостоятельно). Он включается в реальный рабочий процесс и жизнь коллектива. Обычно это четвертая-седьмая неделя адаптации.
4. Заключительный этап адаптации (функционирование). По завершению адаптационных мероприятий проводят оценку результатов:насколько успешно работник освоил программу, способен ли выполнять свои обязанности, нашел ли он общий язык с коллегами, готов ли соблюдать правила корпоративной этики. Если программа адаптации предусматривает итоговую аттестацию, то работник проходит ее. Руководство оценивает сильные и слабые стороны нового сотрудника, его успехи и неудачи. Если он становится полноправным членом команды, то происходит полноценное включение в рабочий процесс и стабильную работу.

Часто длительность процесса адаптации персонала равна испытательному сроку. Период адаптации может длиться от двух-трех недель до полугода и даже больше. Это зависит от специальности, количества и сложности обязанностей, склада характера и обучаемости конкретного работника, а также от того, насколько выстроена и отработана в компании система адаптации персонала.

Виды адаптации персонала

Часто адаптацию персонала понимают в узком смысле – как овладение навыками, необходимыми для работы в рамках определенной профессии. На самом деле адаптация персонала – более широкое понятие, которое включает несколько составляющих:

• Профессиональная адаптация персонала. Овладение специальностью, приобретение навыков и умений.

Новый сотрудник изучает и узнает:

1. Рабочие материалы и программы.
2. Перечень своих прав и обязанностей.
3. Нормативы и технические требования.
4. Технологию производства.
5. Термины и аббревиатуру, принятые в компании.
6. Технику продаж продукции компании.
7. Правила работы с оборудованием (если требуется).
8. Технику безопасности.
9. Параметры оценки качества работы.
10. Порядок ведения документации и предоставления отчетности.
11. Внутренние документы, относящиеся к его работе: должностная инструкция, положение о внутреннем трудовом распорядке и системе учета рабочего времени, положение о системе оценки и премирования, положение о сохранении коммерческой тайны, правила хранения важной технической документации.

• Техническая адаптация.

Сотруднику предстоит:

1. Освоить программы (1С, CRM).
2. Добавить контакты коллег в адресную книгу, добавиться в группы в мессенджерах.
3. Освоить сканер, принтер и другую оргтехнику.
4. Изучить систему хранения информации на сервере (где что лежит, как найти нужные папки).

• Организационно-административная адаптация. Новичок узнает о том, как распределяются полномочия и строятся отношения внутри организации, какое место занимает его отдел в организационной структуре компании. Особенно важна организационная адаптация для сотрудника, который устраивается на работу в крупную компанию с большим количеством подразделений, если ранее у него не было опыта работы в подобной организации. В этом случае нет понимания порядка обращения к сотрудникам из других отделов, правил оформления служебной документации.

Что необходимо усвоить:

1. Кто является его непосредственным начальником и вышестоящим руководителем?
2. Кто входит в отдел, куда зачислен новичок? Чем занимается этот отдел? Как он связан с другими подразделениями компании, какой вклад вносит в общее дело?
3. К кому обратиться по тому или иному вопросу? Как это сделать: устное обращение, звонок, электронное письмо, служебная записка?

• Социально-психологическая адаптация. Не менее важно для новичка – вписаться в коллектив, приспособиться к негласным правилам поведения, действующим в нем.

Что он должен понять:

1. Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, неформальный, официально-деловой)?
2. Как принято обращаться к равным по должности, подчиненным, руководителям?
3. Есть ли в коллективе какие-то группы? Какие между ними взаимоотношения?
4. К кому можно/не стоит обращаться за помощью, советом?
5. Что можно/нельзя обсуждать в курилке, за обедом?

Социальная адаптация не менее важна, чем профессиональная: чем комфортнее себя чувствует сотрудник, тем меньше вероятность, что он уйдет. Ей способствуют помощь и поддержка от коллег, система наставничества, совместные обучающие и развлекательные мероприятия (тренинги, корпоративы, празднование дня рождения кого-то из сотрудников, неформальные кофе-брейки, выезды на природу, спортивные состязания и другие мероприятия тимбилдинга).

• Психофизиологическая адаптация. Актуальна для некоторых должностей. Подразумевает приспособление к непривычному режиму труда и отдыха, новым физическим и психическим нагрузкам (работа в ночную смену или тяжелый физический труд), опасным условиям труда (при низкой температуре воздуха, высотные работы). Психофизиологическая адаптация нужна для привыкания к нагрузкам и снижения травматизма.

Такжеадаптация сотрудниковбывает:

1. Первичная адаптация: нужна при устройстве нового сотрудника без опыта работы в данной компании (или в принципе). Адаптация таких работников проходит особенно детально. Включает в себя все вышеперечисленные виды адаптации.
2. Вторичная адаптация:нужна сотрудникам, которые уже имеют опыт работы на похожей должности в аналогичных условиях. Процесс привыкания проходит легче и быстрей.

Подразумевается, что адаптация нужна только новичкам.

Однако есть случаи, когда вторичная адаптация может потребоваться и старым сотрудникам в рамках своей компании:

1. В период переориентации деятельности компании, введения инноваций.
2. При появлении новых обязанностей или внутренней ротации, переводе на другую должность (например, руководящую).
3. При переводе в другой филиал/другую местность;
4. При выходе сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком.

Как организовать первый день новичка

Перед тем как новый сотрудник выйдет на работу, нужно выполнить ряд действий. Узнайте о них в рекомендации Системы Продажи.

Сохранить алгоритм

Адаптация сотрудников: методы и способы адаптации

Чтобы ускорить процесс адаптации и направить ее в нужное русло, были разработаны специальные программы, инструменты и методы.

1. Наставничество (коучинг, менторство). Метод обеспечивает быструю передачу знаний. К новичку прикрепляют опытного сотрудника (куратора), который вводит его в курс дела, отвечает на вопросы, подсказывает, контролирует процесс выполнения работы. Наставником может быть как непосредственный руководитель, так и любой другой опытный сотрудник.

Задачи наставника:

• Ввести новичка в курс дела, ознакомить с ассортиментом компании и стандартами общения с клиентами.
• Познакомить новичка с негласными правилами, которые сложились в коллективе, помочь установить контакты.
• На личном примере показывать, как работать с клиентами, решать те или иные вопросы.
• Следить, соблюдает ли новичок на практике корпоративные нормы и правила.
• Предоставлять отчет руководству об успехах и способностях нового сотрудника: что у него получается, а что нет.

Есть несколько вариаций наставничества:

1. Buddying (от английского buddy – «приятель»). Наставник и ученик находятся на одной ступени иерархии, общение проходит неформально, на равных. Buddy помогает новичку освоиться в коллективе и почувствовать себя комфортно.
2. Job shadowing. Новичок становится «тенью» опытного специалиста и наблюдает за его работой, получая наглядный пример. Преимущество: наставник не отрывается от своих обязанностей, чтобы уделить внимание обучению новичка.

Применяя данный метод адаптации, важно верно выбрать сотрудника на роль наставника. Эта роль комфортна не всем. Оцените, позволит ли объем обязанностей сотрудника взять на себя роль наставника. Если у buddy постоянный аврал и многозадачность, у него не будет возможности уделять внимание еще и новичку. Угрюмый характер и неразговорчивость тоже станут препятствием к продуктивному наставничеству.

Идеальный наставник:

• Образцовый сотрудник, безупречно выполняющий свою работу.
• Высококвалифицированный и опытный специалист.
• Коммуникабельный и терпеливый.
• Обладает педагогическими способностями и любит делиться своими знаниями.
• Придерживается трудовой дисциплины и не имеет нареканий.
• Пользуется уважением в коллективе.

Инструменты адаптации, которые помогут новому сотруднику влиться в коллектив и понять работу компании:

Как выстроить систему адаптации персонала

Если пустить процесс адаптации на самотек, у сотрудника снижается мотивация и вера в то, что он в принципе сможет всему научиться, стать своим в компании. Или адаптация пройдет однобоко: новичок усвоит профессиональные навыки, но не наладит полноценную коммуникацию с коллективом или наоборот. На то, чтобы включиться в работу, такому сотруднику придется потратить слишком много времени. Если он «застрянет» на стадии адаптации надолго, то рискует стать изгоем в коллективе, источником ошибок. Незавершенная адаптация перейдет в категорию проблем на уровне управления компанией.

Чтобы сотрудник успешно и как можно быстрее прошел все виды адаптации, важна грамотно выстроенная система адаптации.

Цели системы адаптации:

• Формирование единого комплексного подхода к адаптации.
• Повышение эффективности проводимых мероприятий.
• Предотвращение серьезных ошибок, которые способен совершить новичок по незнанию.
• Сокращение временных затрат ответственных работников (кураторов).

Работа по построению системы адаптации включает в себя несколько шагов:

• Формулирование общих принципов и регламента адаптации персонала в компании. Составление Положения об адаптации.
• Разработка программ адаптации для разных категорий сотрудников. Составление перечня методов и мероприятий с учетом корпоративной культуры и бюджета компании.
• Составление других документов об адаптации (положение о наставничестве, бланк приказа о назначении наставником, брошюра для новых сотрудников, анкета, бланк аттестации).
• Оценка эффективности адаптационных мероприятий.

Разработка программы адаптационных мероприятий

Время на адаптацию существенно сокращается, если она идет по заранее отработанному сценарию – программе адаптации. Программа служит списком действий для нового сотрудника и руководством для его куратора.

Обычно программа адаптации представляет собой таблицу с поэтапно расписанным адаптационным процессом.

В таблице программы адаптации указывают:

• Адаптационные мероприятия с целями и сроками – иногда с точностью до одного дня.
• Сотрудников, ответственных за адаптацию новичка.
• Способы и формы контроля, критерии оценки.

Программу адаптации обычно составляют не для отдельного сотрудника, а для определенной должности. Для руководящего работника может быть разработана индивидуальная программа адаптации на основе уникального сценария.

Система адаптации: как оценить эффективность

Чтобы понять, насколько оптимально работает система адаптации, используют следующие объективные и субъективные критерии:

• Результаты итоговой аттестации. Об эффективности программы адаптации можно судить по итоговой оценке: успешно ли работник прошел адаптацию, смог ли приступить к полноценному исполнению своих обязанностей или что-то недоучил, не понял, не усвоил.
• Обратная связь от работника.Работнику предлагают заполнить анкету или побеседовать со специалистом из отдела кадров: с чем были связаны трудности во время адаптации, насколько он удовлетворен своими результатами, отношениями в коллективе, получил ли необходимый объем знаний, есть ли желание остаться в компании и совершенствоваться в профессии. Это субъективный критерий, но один из самых важных. Высокая степень удовлетворенностиговорит о высокой степени адаптированности.
• Сокращение числа уволившихся новичков. Яркий показатель недоработки – если люди увольняются в первые месяцы работы.

Eсли работник способен полноценно выполнять свои обязанности и связывает свое будущее с данной компанией – система адаптации работает эффективно. Если адаптации завершена, а результат не достигнут, программе требуется коррекция.

Адаптации сотрудников в организации: типичные ошибки

Есть причины, по которым у адаптации нет должного результата. Например, неверное позиционирование компании на собеседовании, завышенные ожидания работника, его предыдущий опыт. Так сотруднику, который работал в небольшом коллективе трудно привыкнуть к жесткой субординации крупного холдинга. Или специалисту, у которого был свой кабинет, непросто работать в офисе формата open space, в котором еще и видеокамеры.

Но иногда причина увольнения в первые недели и месяцы работы заключается в ошибках, допущенных при разработке или реализации программы адаптации.

Основные ошибки:

• Новичок предоставлен сам себе. Часто новые сотрудники уже в первые дни принимают решение об увольнении, если ими никто не занимается. Куратор должен уделить им внимание уже в первые часы.
• Холодный или агрессивный прием. Помните полотно «Не ждали»? Такие реакции бывают, когда остальному персоналу не сообщили о том, что придет новый сотрудник.

Случай из практики:

В первый рабочий день сотрудницу никто не встретил. Все с недоумением смотрели на нее, что заставило ее с первых же минут почувствовать себя неуютно. Окончательно испортила впечатление руководитель одной из групп, которая подлетела и заметила: «Вы новенькая? Здесь у нас рассиживаться не принято. И ставить свои сумки. Этот диван – для клиентов».

При этом сотруднице еще никто не объяснил, кто ее куратор, где ее рабочее место и где можно оставить личные вещи. По признанию девушки, она хотела просто развернуться и уйти.

Вывод: эту ситуацию можно быстро исправить, но первое впечатление будет подпорчено. Персонал стоит проинструктировать, что придет новый сотрудник.

• Неверно выбран наставник. Опыта и знаний здесь недостаточно. Наставником может быть только дружелюбный человек с высокими коммуникативными навыками. Эту роль он может принять только добровольно. Если сотрудник не хочет быть наставником (особенно прискорбно, если подопечный его откровенно раздражает) – вся программа адаптации пойдет наперекосяк. В крайнем случае, наставник может подтолкнуть новичка покинуть компанию и вспоминать ее, как страшный сон.

Случай из практики:

Старший менеджер торговой компании, которую часто назначали наставником, воспринимала новичков в штыки, называла их «мегаменеджерами» и в разговорах с коллегами язвительно шутила, что из-за таких «сильных» конкуренток разгонят старый «костяк». На все вопросы подопечных она отвечала высокомерно, с явным пренебрежением, подчеркивая глупость новичка. Многие после такой «адаптации» принимали решение спасаться бегством. Открытие истинной причины стало шоком для руководства: как специалист старший менеджер была на хорошем счету. Проблема была в ее складе характера и скрытых личных мотивах по отношению к новым сотрудницам. Вероятно, за подобным отношением и в самом деле скрывался страх конкуренции. Так впечатление о компании было испорчено стараниями одного человека, который неправильно отнесся к своей роли наставника и регулярно сводил на нет все усилия HR-отдела.

• Однобокая программа адаптации. Например, с уклоном в профессиональную адаптацию в ущерб социальной, когда упор сделан на то, что новичок должен изучить определенный перечень материалов и регламентов. В итоге он в одиночестве что-то читает в сторонке, обложившись горами каталогов и брошюр, а в жизни коллектива не участвует.
• Адаптационный период слишком короткий. Иногда от сотрудника слишком быстро требуют самостоятельности и результатов. Новичка бросают на амбразуру, когда у него еще нет специальных знаний и навыков.
• Нового сотрудника превращают в «принеси-подай». Статус новичка часто сбивает матерых сотрудников с толку – они априори считают, что пришел человек менее квалифицированный и толковый, чем они сами. Новый сотрудник – это не курьер или личный ассистент. Его задача – не облегчить ваше офисное существование, а как можно скорее научиться, чтобы стать вашим полноправным коллегой.
• Новичку устраивают дедовщину. Например, поручают несвойственную его должности работу, чаще рутинную или до которой не доходят руки. Например, поменять ценники. Но вот что думает новичок: «Здесь что, специально ждали меня, чтобы навести порядок? Сами не могли с этим справиться?» Смысл адаптации в том, чтобы освоить необходимые для работы навыки, а не в том, чтобы выполнить сотню дел, как в сказке про Золушку.
• Над новичком ставят эксперименты. Кто-то любит практиковать стрессовое интервью. Некоторые работодатели увлекаются настолько, что стрессовое интервью растягивается и превращается в стрессовую адаптацию.

Случай из практики:

Новичка совсем не вводили в курс дела. Его поставили перед завалом каталогов и сказали, что вся информация находится в них. Смысл адаптации ему объяснили так: «Мы хотим тебя проверить. Мы бросили тебя в открытое море. Выплывешь – наш человек». И результат «эксперимента»: новичок утвердился в мнении, что в компании творится бардак, а руководство явно не в себе. В итоге сотрудник остался, но покинул компанию при первом удобном случае.

Адаптация сотрудников: примеры известных компаний

Компании Apple. Здесь хотят увидеть, что сотрудник сам проявляет усилия к своей адаптации. Поэтому используют метод погружения: новичок получает набор стикеров «Welcome to Apple», футболку с надписью года, с которого он начал работать в компании, и новый макбук, который он должен подключить самостоятельно, без службы техподдержки.

У руководства два резона проводить подобную программу адаптации:

1. Компании нужны умные и технически грамотные сотрудники, способные справляться с трудностями.
2. В отсутствии куратора новичок сам обратится за помощью к коллегам, и так произойдет его социальная интеграция.

«Лаборатория Касперского». Стоит упомянуть оригинальную традицию приветствия новых сотрудников: в первый рабочий день новичок находит на своем столе подарки – кружку и ежедневник с логотипом компании, ручку и небольшой сувенир. Так с первых же часов создается позитивный настрой, который помогает преодолеть непростой период адаптации.

Адаптация в организации – это постепенное включение нового сотрудника в полноценное выполнение его должностных обязанностей. Адаптация персонала включает в себя не только обучение и введение в должность, но и интеграцию в коллектив, усвоение принятых в компании социальных норм поведения. Чтобы это произошло как можно скорее, компания разрабатывает систему и программу адаптации персонала с конкретными мероприятиями и сроками.